紙処理を自動化するOCRとは？ メリットから各ツールの特徴まで一挙公開

OCRという言葉をご存知でしょうか？

人手不足が深刻化し業務効率化が望まれるなか、OCRがますます注目を集めています。しかし、AIの発達にともないOCRの機能も増えていき、「結局何ができるのかわからない」「どうやって活用したら良いかわからない」という悩みの声も聞こえてきます。

そこで本記事では、OCRについての簡単な説明と業務にあったOCRの探し方をご紹介します。

OCRとは

OCRとは、紙や画像などに記載された文字を、コンピュータが処理できるデジタルデータに変換する記述のことを言います。

例えば、お客様から送付された手書きの申込書があります。申込書の情報をPCを使ってシステムに入力するには、人が紙の申込書を見ながら打ち込まなければなりません。
申請書が一枚ならともかく、何件分も入力するとなるとかなり手間がかかります。

そこで、OCRの出番です。申込書をスキャナでPCに取り込み、OCRにかけてテキストデータに変換します。後はテキストをコピーペーストしてシステムに入力すればずっと簡単に入力業務を行えます。

OCR導入のメリット

OCRは紙の情報を自動でテキストデータ化する強力なツールです。OCRを導入することで様々なメリットを得られます。

作業時間の短縮

代表的なメリットは作業時間の短縮です。入力の手間が省ける分、作業時間の短縮になります。

社内で紙の情報をPCに打ち込む業務があれば、時間を計測してみてください。
手打ち入力作業がOCRの導入で読み取り結果の確認とコピーペーストにかわります。その結果入力時間が半分になると仮定するとメリットを感じていただけるのではないでしょうか。

入力ミスの防止

人は何度も繰り返し単調な作業を行うと注意力が落ちミスをしてしまうものです。OCRで自動変換をしてしまえばそのようなミスを防げます。
ただ注意が必要なのは、OCRの読み取り結果も正確とは限らないということです。OCRを使用した場合はミスがないかチェックした方が良いでしょう。

「結局ミスがでるじゃないか」と思われるかもしれませんが、入力時の時間を削減できているので多少チェックに時間がかかったとしても総合的には時間短縮になっているというケースが多いです。
OCR導入をきっかけにダブルチェックの習慣などを取り入れ、時間短縮だけではなく品質向上のメリットを得ることができます。

モチベーションの向上

もし常日頃から、大量の紙書類の入力業務があるという場合は注意が必要かもしれません。
毎日の単調作業やミスできないというプレッシャーは、モチベーション低下につながり他業務への影響や離職といった事態を招く恐れがあります。

OCRの導入で入力業務を削減することで、業務の単調化を防ぐことができます。
さらにダブルチェックを取り入れることで、従業員１人あたりの負担感をさらに下げることができるでしょう。

様々なOCRの特徴 – 自社に合ったOCRは？

OCRと一口に言っても様々な特徴をもったツールがあり、自社に最適なものを選ぶのは難しいでしょう。
そこで、各OCRツールの特徴やどんな会社に向いているかをまとめてみました。自社にあったOCRを探してみてください。

スキャナ一体型

スキャナにOCR機能が備わっている製品です。通常はスキャナで書類をPCに取り込んだ後にOCRを実行しますが、スキャナ一体型の場合、スキャンと同時にOCRを実行します。

精度としても活字であれば十分実用可能なレベルの製品もあり、スキャナの買い替えや増設を検討されている方にとっては有力な選択肢となります。

しかし、OCR機能などを購入前に気軽に試すことが難しく、OCRの要件があわなくなった場合に買い替えコストが大きくなるというデメリットもあります。

PCインストール型

PCにOCRソフトを導入して利用するタイプのOCRです。比較的安価で買い切りのものが多いのが特徴です。

手書きの日本語文字となると精度がかなり落ちる印象なので、活字の書類を扱うことが多い場合は検討されてはいかがでしょうか。

Google ドライブ

クラウドストレージサービスである「Google ドライブ」にOCR機能があることはご存知でしょうか。無料で使えて活字であれば高精度で読み取れます。

デメリットとして、１枚１枚Google ドライブ上で実行しなければならないことや、読み取り箇所の設定ができないことがあげられます。

読み取り箇所の設定ができないと図や表の枠線なども読み取ってしまい、実際に必要な箇所をOCR結果から抜き取る作業が発生するので注意が必要です。

クラウドサービス型

Webブラウザを介してOCRサービスを受けるタイプの製品です。サービスを気軽に受けられて導入に時間がかからないことや、高機能をウリにしている業者が多いのが特徴です。

初期費用＋月額料金制という形式で、月額料金は利用状況によって変動するという料金体系が一般的です。

活字対応のみのサービスであれば非常に安価でサービスを受けられますが、手書き対応などの高機能なOCRの場合、初期費用や月額料金は一気に高くなる傾向にあります。

用途特化型

読み取る書類が「名刺のみ」や「請求書のみ」など特定の種類のみの場合、特化型のOCRをまず検討されるのが良いでしょう。

特化型の場合は、その他のOCRよりも読み取り精度が高く、OCR以外にも業務を効率化する仕組みが提供されている傾向があります。

例えば名刺専用のOCRツールの場合、大量の名刺データをもとにOCRが開発されているので精度が高いことはもちろん、読み取り後に顧客管理システムへ登録支援する機能もあるでしょう。

しかし、特化型だからといって安価であるとは限りません。他のOCRを使った方が安いということは十分あり得ますので比較検討は忘れないようにしましょう。

RPA + OCR

OCRのみ導入しても何度もコピーペーストしてシステムに入力したり完全な省力化とはいきません。そこで、更なる効率化の手段としてRPAがあります。RPAを併用すればPCへの入力などの単純作業を自動化できます。

RPAにはOCRが同封されていることが多く、活字の種類であればRPAを導入するだけで様々な自動化が可能になります。

しかし注意点として、手書きの日本語には非対応のものが多く対応する場合RPAとOCRの両方の費用負担が必要なこと、RPA自体が一般的に高価なこと、自社にRPAエンジニアがいない場合は導入や保守に更なるコストがかかることなどがあげられます。

RPAの導入効果が費用を上回るかしっかり検討してから導入を決めることをおすすめします。

RPAについて詳しく知りたい方は以下の記事をご参照ください。
図解でわかるRPA入門 | 仕組みや種類、無料ツールまでわかりやすく解説

API型

導入時にプログラミングが必要なAPIという形式でOCRを提供している製品も多くあります。特徴として、機能の割に安価である傾向にあります。

その代わり、利用者側がプログラミングをしなければならず、技術的なハードルがあります。自社に対応可能なエンジニアがいない場合は導入費用がかかる上に、業務変更などに対応するために追加で保守費用がかかるケースが一般的です。

API型のOCRの代表的なものとして「Google Cloud Vision」があります。
Google Cloud Vision APIのOCRを使ってPythonから文字認識する方法

まとめ

OCRの導入には「作業時間の短縮」「入力ミスの防止」「モチベーションの向上」といったさまざまなメリットがあります。

しかし、そのメリットを引き出すには自社の業務にあったOCRを上手く見つけ出して活用しなければなりません。
本記事を参考に比較検討し自社にとってベストなOCRを探してみてください。