業務自動化とは?

業務自動化とは

業務自動化とは、人の代わりに「業務自動化に特化したツール」がパソコン操作を自動で実行する仕組みです。ツールといっても難しい話ではありません。人の作業を一つひとつツールがわかる形(プログラム)に置き換え、実行しているだけなのです。

例えば、Excelのマクロも業務を自動化するツールの一つです。Excel上の操作を記録することで、何回でも同じ操作を自動で実行できます。

マクロはExcel上の操作しか自動化できませんが、RPAをはじめとした業務自動化ツールを使うことでパソコン操作自体を自動化できるようになります。

どんな業務を自動化できるのか

自動化できる業務は、パソコン操作全般です。ExcelをはじめとしたOfficeアプリケーションやシステムへの入力、Webからの情報収集など、さまざまな用途に利用できます。

パソコン操作全般に適用できるのは業務自動化ツールの仕組みにあります。人の操作手順を一つひとつ記録して実行するため、複数のアプリケーションをまたいで自動化することができるのです。

業務自動化による改善効果

業務自動化は正確かつ高速に作業するため、人が関わる業務を削減できます。その結果、現場では効率化が進み、生産性アップにつながります。

残業を削減できる

人の代わりにツールが業務を代行するので残業削減が期待できます。そもそも残業は業務量に対し、人手が足りない状況から生まれます。人手を増やすことはなかなか難しいですが、業務を自動化すればその分だけ時間を短縮できるので残業を削減できます。

業務負荷を軽減できる

膨大なデータの入力といった単調な業務はストレスがたまりやすく、現場を疲弊させてしまいます。逆に、業務自動化はそのようなルーチンワークを得意分野としているため、ツールで自動化できれば業務負荷の削減につながります。

余力を生み出せる

残業を削減し、現場の業務負荷も減らせる。その結果、時間のゆとりが生まれます。さらなる業務効率化に時間を使うもよし、売上を増やすために新たな仕事を請けるのもよし。業務自動化により節約した時間を使って生産性を上げられます。

業務自動化のよくある誤解

RPAをはじめとする業務自動化は近年注目されてきた分野のため、零細・中小企業には普及していないというのが現状です。耳慣れないキーワードゆえに誤解が生まれることも多々あります。

先進的で大企業しか使えない

RPAと聞くと、まず先進的で大企業向け、そしてライセンス費用も高いのだろうと思われる方が多いようです。しかし、それは間違い。大企業での導入が先んじていますが、中小企業向けの製品も登場し徐々に普及しています。そして、業務自動化は中小企業にこそ向いています。大企業のように容易に人を採用できないから自動化ツールで効率化を図るべきなのです。

人の仕事が奪われる

よくある誤解の一つに「人の仕事が奪われる」というものがあります。たしかに業務自動化によりルーチンワークはなくなります。しかし、本来そのようなマニュアル化できる業務を人が行う必要性がありません。人にしかできない業務に移行するというのが正しいといえます。

自社ノウハウが失われる

「自社ノウハウが失われる」という声もよく聞きます。自動化によって人の手から業務が離れることで業務の全容がわからなくなるではないかという誤解です。その点、業務自動化で削減する業務はマニュアル化できる業務です。つまり、業務自動化と並行して対象業務をマニュアル化してしまえば、自社ノウハウが失われることはありません。