ペーパーレス化を実践！仕事から紙をなくすことに成功した事例４選

こんにちは、業務自動化ツール開発担当の吉池（@valmore_myoshi）です。

わたしは現在シェアオフィスを借りて仕事をしているのですが、紙の管理に悩まされてきました。フリースペースで空いている席に座るという形態なので、当然書類を管理する棚などありません。

そこで、これまでは印刷してなんぼと思っていた書類のペーパレス化に取り組んでみました。結果としてはほぼ電子化できたので、今回はペーパーレス化できたことを紹介していこうと思います。

私と同じく紙の管理に悩まされている方の参考になれば幸いです。

ペーパーレス化できたこと

わたしの仕事はシステム開発ですが、営業も兼ねています。紙を扱う機会のほとんどはお客様へのご提案やご契約といった営業の場面であり、エンジニアでなくても参考にしていただけると思います。

提案書はGoogleスライドで作成

お客様のために作成する最初の資料は提案書になります。お客様のご要望を伺い、ご提案させていただくのですが、パワーポイントで作成したスライドを印刷して持参していました。ご提案資料ということもあり、白黒ではなくカラー印刷していたため、コピー料金もかさみます。

そこでGoogleスライドを使って提案書を作るようになりました。Googleスライドの良いところは共有機能があるところ。提案書を作ってお客様に共有してしまえばメールで送るよりも簡単です。

対面でご説明させていただく際にはタブレットが便利。Googleスライドのアプリを使えば全画面でスライドを表示でき、PCやプロジェクターがなくても相手が３人ほどであればタブレットの画面で事足ります。

契約はクラウドサインで電子契約

ご提案にご納得いただき待望のご契約になるわけですが、この段階が紙の管理という点で一番厄介でした。一般的な契約書は７年の保管が義務付けられていますし、契約内容によっては収入印紙を貼り付ける必要があります。

７年間も書類を保管するのは考えただけでゾッとしますし、収入印紙の費用もコピー代と同様、地味に痛いんですよね。そんな契約書類も今ではすべてクラウドサインの電子契約で管理しています。

PDF化した契約書をクラウドサイン上にアップロードすれば、ネット上で契約締結を完結できます。また、電子化された契約書は印紙税法にて課税文書にあたらないとされているため、印紙税もかかりません。

契約の相手方によっては紙の契約書を求められるかもしれませんが、今のところ上記のメリットをご説明することで、電子契約を断られたことはありません。

Googleドライブでファイル連携

提案書や契約書以外にもシステム開発に必要な資料をお客様とやりとりすることは多々あります。Excelファイルや画像などをメールで頂くことやお打ち合わせのたびにWordから印刷した紙資料を頂くなんてこともありました。

紙で頂いても扱いに困りますし、メールでやりとりするデータが多いと案外手間です。そこで活躍するのがGoogleドライブです。Googleドライブでは、フォルダごとに共有範囲を設定でき、そのフォルダ内に入れたデータすべてに共有範囲が反映されます。

つまり、最初にお客様用のフォルダを作って共有し、仕事で必要なデータがあればそのフォルダに入れるようにすればメールでのやりとりをなくせるのです。Googleドライブでデータを管理するようになって必要なデータをすぐに探せるようになったのも良かったです。

名刺は名刺管理ソフトとCRMで管理

お客様とお会いするたびに増えていく名刺。以前は100均で買った名刺ホルダーに保管し、必要なときにめくっていました。これもまた、検索性が低く、いちいち名刺探しに手間取っていました。

また、見込み客を段階ごとに分けて営業方法を変えるといったことも名刺ホルダー管理では限界があります。結局、お得意様ばかりにアプローチが集中し、効果的に名刺を活用できませんでした。

今はZoho CRMと名刺管理ソフト「Eight」を使って名刺データを管理しています。CRMと名刺管理ソフトを利用することで名刺データをただ管理するだけでなく、効果的に活用できるようになりました。

例えば、Zoho CRMは顧客をグループ分けできるので、各グループに適した情報を提供する用途で使用しています。商品を知らないグループであれば商品を紹介し、課題の解決策を探しているグループには具体的な策を提供するといった感じです。Eightはより密にコミュニケーションを取る用途として使い分けています。

ペーパーレスにして良かったこと

ペーパーレスにして良かったことは大きく分けて、「保管スペースがいらなくなったこと」と「印刷にかかる手間と費用がかからなくなったこと」の２つです。

保管スペースがいらなくなった

冒頭にも書きましたが、シェアオフィスで仕事をしており、物理的な保管スペースがありません。ペーパーレス化に取り組むまでは書類をすべてカバンに詰めこみ、いつでも取り出せるようにしていました。しかし、時間が経つにつれ、書類がカバンに収まりきらなくなり、そのたびに書類を整理するという手間がかかっていました。

すべて電子化して書類を保管する必要がなくなったことでまずカバンが軽くなりました。契約書類もネット上で一元管理できるようになり、長期間の保管に頭を悩ますことはなくなりました。

印刷に手間とお金がかからなくなった

印刷に手間とお金がかからなくなったのも嬉しい点の一つです。紙の資料を作成していたときは１枚30円でカラー印刷し、きれいにホッチキス止めをしてクリアファイルに入れていました。

一つひとつの作業を見ればそれほど時間はかからないのですが、やはりちりも積もればなんとやらです。印刷してしまうとそれ以降修正はできないので、内容変更のたびにやり直すのもなかなか大変でした。

その点、電子化したデータの修正は一瞬ですし、ファイルを共有していればメール送信の必要もありません。印刷の必要がなくなったことで時間とお金をかなり節約できたと思います。

まとめ

ペーパーレス化できた成功例をいくつか紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。紙を全否定するわけではありませんが、提案書や契約書など、紙でなくてもさして変わらないモノであればペーパーレス化を断然オススメします。

そのほか、紙帳票やFAXで送られてきた注文書といった紙媒体を削減したいというご要望もあると思います。そんなときはOCRを使いましょう！

OCRは印刷された文字や手書き文字をスキャナで画像化し、その画像から文字を識別し、パソコンが扱える文字データに変換してくれるソフトです。OCRに興味がある方は下記の解説記事をご覧ください。

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