【業務効率化ツール６選】いつもの業務を楽にする無料ツールまとめ

メールや資料作成、会議など、仕事のなかでも毎日のルーチンワークはできるだけ効率化したいところ。何から手をつけていいかわからないけど、とにかく効率アップに役立つツールを探してみよう、と検索している方も多いのではないでしょうか？

本記事では、職場でのコミュニケーションから取引先との契約まで、ビジネスシーンに合わせて業務効率化に役立つツールを紹介しています。また、データ収集や資料作成といった時間のかかる定型業務に最適な「無料で使える自動化ツール」も紹介。

日々の業務に振り回されて、重要度が高い業務に取りかかる時間を作れないとお悩みの方の助けになれば幸いです。

業務効率化とは？

業務効率化というと「生産性アップ」や「コスト削減」といったイメージがつきものですが、本来の意味合いは「業務のムダをなくすこと」、この一言に尽きます。

業務の無駄をなくすことで、本来やるべき仕事に時間を振り分けられたり、無駄がなくなったぶんだけ労働時間が短縮できたりするわけです。つまり、業務効率化が先にあって、その結果として生産性アップやコスト削減があります。

効率化すべき業務の見分け方は「時間がかかる定型業務か否か」

しかし、無駄な業務や本来やるべき仕事との違いは何なのかと疑問に思うかもしれません。両者の見分け方を一言でいうと「時間がかかる定型業務か否か」です。

「時間がかかる」には以下の業務が考えられます。

• 業務を遂行するのに長時間かかるもの
• 業務は短時間で済むが、発生頻度が高く、結果的に時間がかかっているもの

「時間がかかる」というと長時間かかる業務を考えがちですが、発生頻度が高い短時間業務も業務効率化の対象です。

二つ目の「定型業務」ですが、一言でいうと、「決まった手順があり、マニュアル化できる業務」を意味します。ツールをはじめとした「プログラムで作られたサービス」は決められた手順を一つずつ処理するのが得意分野です。

効率化する業務に迷ったら、「時間がかかること」「定型業務であること」この両者を満たす業務を考えてみてください。この２点を踏まえ、次章から業務効率化に役立つツールを紹介していきます。

無料で使える業務効率化ツール６選

それでは、ビジネスシーンに合わせて、業務効率化に役立つツールを厳選して紹介していきます。各ツールの概要や料金プランについても解説しているので参考にしてください。

簡単、気楽にコミュニケーション「チャットワーク」

社内連絡や外出中の担当者に連絡するときはメールですか？それとも電話？メールだとちょっとした前置きを書いたり、返事が返ってくる時間もかかりがちです。かといって電話だと相手に気を使って尻込みしてしまいます。

チャットであれば、気軽にメッセージを送れるのが便利ポイント。PCやスマホにも通知してくれるので、相手もすぐ反応してくれます。顧客とのやり取りでも最初はメールですが、頻度が多ければチャットにしてくれるよう私もお願いしています。

「チャットワーク」は日本製のチャットアプリケーションで、使い方がとても簡単。グループチャットはもちろん、ファイル共有にも対応しています。「Slack」と比べられることが多いですが、手軽さでいえば「チャットワーク」一択です。

【 料金プラン】

• フリー：無料（広告表示・グループチャット制限あり）
• パーソナル：400円／月・１ユーザー（広告非表示・複数人でのビデオ通話可）
• ビジネス：500円／月・１ユーザー（ユーザー管理機能付き・企業向け）
• エンタープライズ：800円／月・１ユーザー（セキュリティ機能強化）

いつでもどこでも対面会議「Zoom」

離れた支店や顧客との打ち合わせに必須ともいえるビデオ会議ツール。音声だけでも問題ないと思うこともありますが、顔が見えることで会議に参加する姿勢が変わることは間違いありません。

さまざまなビデオ会議ツールがありますが、通信が不安定だったり、PCからしかアクセスできなかったりで、毎回設定に手間取ることがあります。そんな不便さを感じていたときに見つけたのが「Zoom」です。

「Zoom」の利点は「デバイスを問わない」「通信が安定している」「準備が必要ない」の３点。特にソフトを入れる必要がなく、IDを共有するだけですぐ使えるのはとても便利です。

【 料金プラン】

• 基本：無料（グループ会議は40分制限）
• プロ：1,679円／月・１ホスト（時間制限なし・ユーザー管理・クラウド録画）
• ビジネス：2,239円／月・１ホスト（シングルサインオン・カスタムメール）
• 企業：2,239円／月・１ホスト（分析機能）

※ビジネスは10ホスト以上で利用可。企業は50ホスト以上。

タスク進捗丸わかり「Trello」

タスクは重要度が高いものから緊急のものまでさまざまです。日々新たなタスクが舞い込んでくるため、手当たり次第に片づけるのは効率的ではありません。

優先度をつけてタスクを整理し、進捗を管理するのにうってつけのツールが「Trello」です。「Trello」の特長はとてもシンプルでありながらもカスタマイズ性が高い点。進捗に合わせてタスクを管理したり、期限やメンバー割り当て機能もあるのでチームでも使えます。

【料金プラン】

• フリー：無料
• Business Class：9.99ドル／月・１ユーザー（外部ツール連携・セキュリティ強化）
• Enterprise：20.83ドル／月・１ユーザー（複数チーム管理）

※BusinessClass, Enterpriseは年額一括払いの場合

名刺を使える営業データに「Eight」

ビジネスにおいて重要だけれども見過ごされがちな名刺管理。自社に帰って名刺情報を一枚ずつ顧客管理システムに入力することほど無駄なことはありません。

「Eight」なら文字認識技術（OCR）で紙の名刺も一瞬でデータ化可能。SNS機能もあり、Eightのプラットフォーム上で近況を報告したり、メッセージをやり取りすることも可能です。

名刺管理では「Sansan」も有名ですが、どちらも同じ企業の製品です。「Sansan」は法人向け、「Eight」は個人向けのツールとなっており、無料で使える「Eight」から初めてみて「Sansan」に移行するという使い方も多いようです。

【料金プラン】

• フリー：無料
• Eightプレミアム：480円／月（スマホ連携・名刺データダウンロード）

見積もりから請求書を楽々作成「Misoca」

月末の請求書作成も取引先が多いほど時間がかかります。扱う品目が異なればさらに手間が倍増。毎月請求書作成に追われている状況が続いているのならツールの導入を検討する頃合いかも。

「Misoca」は見積書や請求書を短時間で作れるクラウドサービスです。テンプレートが用意されており、取引先や取扱品目、単価、数量を入力すればきれいに整形して出力可能。請求内容が毎月変わらなければ指定日に自動で請求書を作成する機能も付属。送付の際も「郵送」「メール添付」に対応しています。

【料金プラン】

• 無料プラン：無料（月間請求書作成５通まで）
• プラン15：800円／月（月間請求書作成15通まで）
• プラン100：3,000円／月（月間請求書作成100通まで）

電子契約なら郵送いらず、印紙いらず「クラウドサイン」

紙の契約書だと郵送して相手に届くまで時間がかかり、その逆もまたしかり。結局郵送してから最低往復日数分は待たなくてはならず、契約書の取り交わしに時間がかかります。さらに気を使わなければならないのが印紙の存在。契約書に合わせて印紙を購入し、貼る作業は「クラウドサイン」を使うまでは、業務の中でも一二を争うほど面倒でした。

「クラウドサイン」であれば、郵送する手間をかけずにWeb上で契約を結べます。そして、気になる印紙ですが、「クラウドサイン」上でやり取りする電子化した契約書は印紙税法上の課税文書に当たらないため、印紙を貼る必要がありません。印紙税もかからず、郵送も省けるのであれば電子契約を使わない手はないでしょう。

【料金プラン】

• フリープラン：無料（契約書送信件数月５件まで）
• スタンダードプラン：10,000円～（テンプレート・ユーザ管理機能）
• 連携プラン：要お問い合わせ

そもそも定型業務は自動化するという考え方

ここまででビジネスシーンに合わせた業務効率化ツールを紹介しました。身の回りのちょっとした業務の改善には役立ちますが、ほかに時間のかかる定型業務に覚えはありませんか？

そう、以下のようなデータ入力や資料作成、整合性チェックといった定型業務です。

• Excelのデータを整形してシステムに入力する
• Web上のデータを取集してまとめる
• データが正しいか人の目でチェック

これらの作業は決められた手順があるにもかかわらず、大量のデータを扱うために膨大な時間がかかります。

こういった業務に最適なのが自動化ツールです。PC上の操作を自動化するRPAをはじめとした自動化ツールであれば、もはや人が手を動かす必要はありません。今回は無料で使えるRPAツール「SikuliX」をご紹介します。

無料で使えるライセンスフリーのRPAツール「SikuliX」

「SikuliX」は無料で使えるライセンスフリーのRPAツールです。PC上の操作をコード化し、画像認識と組み合わせて自動化します。

言葉だけではわかりづらいので、実画面を見てみましょう。

ここで何をしているのかというと、ブラウザをクリックで開く処理を自動化しています。自動化といってもわずか１行書くだけで済むお手軽さ。簡単な定型業務であれば、基本操作を覚えるだけで簡単に自動化することが可能です。ツールを活用するだけでなく、業務を自動化してしまうといった方法も検討してみてはいかがでしょうか。

【業務自動化に興味のある方にオススメ！】

図解でわかるRPA入門 | 仕組みや種類、無料ツールまでわかりやすく解説

まとめ

業務のムダをなくすツールをビジネスシーンに合わせて紹介してきました。日々さまざまな業務をこなしていると思いますが、効率化すべき業務は「時間のかかる定型業務」です。決まりきった手順に従った作業は誰が行ってもそう変わらないため、ツールを使って効率化しましょう。

できることなら業務を自動化してしまうのが最善の方法です。今回紹介したRPAツール「SikuliX」であれば、ライセンスフリーなので試しに触ってみることをオススメします。

ツールは使いようによって働き方を大きく変えられます。自社の業務と照らし合わせて最適なツール選びの参考になれば幸いです。