これだけ読めばOK！ルーチンワークを自動化するために知っておくべきことまとめ
こんにちは、業務自動化ツール開発担当の吉池（@valmore_myoshi）です。
大手企業の人員削減といったニュースがよく報じられるようになってきたと感じる今日この頃。これまでもIT化による効率化は進められてきましたが、もはやルーチンワークは自動化する流れが当たり前になっています。ルーチンワークを削減することで付加価値の高い業務にシフトできるため、自動化が競争力を高めるカギになっているからです。
しかし、どうやってルーチンワークを自動化すればいいのかわからないとお悩みではありませんか？本記事ではそんなお悩みを抱える方のためにルーチンワークの自動化に必要な基礎知識をまとめています。
ルーチンワークを自動化する方法
ルーチンワークを自動化する方法の代表格はRPAツールです。RPAとは、Robotic Process Automationの略で、人と同じ操作を自動で行うソフトウェアです。PC上のルーチンワークを代替し、人の作業を補完することから仮想知的労働者/デジタルレイバーとも呼ばれています。
RPAツールの特徴はExcelやブラウザ、独自ソフトウェアといったさまざまなアプリケーションを連携させて自動化できる点。入力や削除、集計、データコピーといった基本操作を記録するので、自動化対象のアプリケーションを選びません。
例えば、経費精算であれば、出発駅と到着駅さえわかれば自動で交通費を算出できますし、ExcelデータからWordテンプレートへの転記作業も自動化できます。
これまでは、販売管理や会計など、特定の業務に特化したシステムで効率化が進められてきました。しかし、その裏では、アプリケーションへのデータ入力やシステム化するまでもない作業など、手間のかかるルーチンワークに悩まされてきたのです。RPAはそんな基本操作やちょっとした作業を削減できる手段として注目されています。
自動化に適したルーチンワークの特徴
自動化に適したルーチンワークには以下の３つの特徴があります。
- 電子化されていること
- 作業手順が決まっていること
- 繰り返し作業があること
一つ目の電子化されていることとは、ルーチンワークで扱うデータがすべてデジタル化された電子データであるということです。RPAツールはパソコン上の操作を自動化するため、パソコン一つで完結する作業でなくてはなりません。
また、二つ目のルールとして、作業手順は決まっていなければなりません。RPAツールは決められた通りの処理を実行するだけなので、言語化できない人の判断やスキルを必要とする作業は自動化できません。
そして、三つ目の繰り返しがあるほどRPAツールは威力を発揮します。一つの業務内にある繰り返し作業はもちろん、作業頻度が多ければその分自動化の恩恵を受けられます。
自動化に適した業務例について詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
RPAで自動化できる業務とは？事例から考える自動化に適した業務の特徴
RPAの価格感
各社さまざまなRPAツールを提供していますが、基本的には年間ライセンスという形で販売しています。デスクトップにインストールして、各パソコン上の作業を自動化するRPAツールであれば年間100万円程度のライセンス費用がかかります。
そのほか、RPAツールで自動化する業務の選定やソフトウェアロボットの作成など、コンサルティング費用も別途必要です。RPAツールを使いこなすにはある程度のプログラミング知識が必須なので、研修などライセンス以外の費用も十分に考慮する必要があります。
中小企業向けに安価な製品も登場しており、なかには無料で使えるRPAツールもあります。詳しくはこちらの記事をご覧ください。
【中小企業向け】低価格で小規模から始められるRPA・RDAツールまとめ
ルーチンワークを自動化する判断基準
ルーチンワークを自動化する判断基準はさまざまですが、主に費用と売上の観点から考えることができます。
費用から考える
RPAツールの導入文句としてよく謳われるのが人件費です。ルーチンワークを自動化して作業時間を短縮できるという性質上、削減した作業時間を人件費に置き換えて考えるとわかりやすいですね。
例えば、年300時間の作業を削減できると考えると、時給2,000円換算で60万円もの人件費を削減できることになります。実際はRPAツールを導入してもすぐに人件費が減るわけではありませんが、簡単な計算で済む判断基準です。
売上から考える
もう一つの判断基準としては、削減した作業時間を使ってどれだけ売上を挙げられたかで考える方法です。RPAの費用がかかってもそのぶん売上を拡大できれば元は取れます。
売上から考える場合は、今あるルーチンワークの削減だけでなく、その後の作業時間の有効活用まで考えたRPA導入が必要になります。
まとめ
ルーチンワークの自動化に必要な基礎知識について解説してきました。大手を中心にRPAツールの導入が進み、ルーチンワークの自動化が競争力を生み出すにいたっています。
RPAツールは年間100万円程度のライセンス費用がかかりますが、中小企業向けに安価な製品も登場しています。コスト削減や売上アップという観点から費用対効果を測る方法を解説しましたが、付加価値の高い業務に注力するための投資としてRPAツールの導入をオススメします。
